Czym jest ciągłe doskonalenie?

Wyobraźmy sobie następującą sytuację. Wchodzimy po raz pierwszy do firmy do której zostaliśmy zaproszeni na rozmowy dotyczące nowego kontraktu. Na recepcji otrzymujemy identyfikator w żółtym kolorze z informacją, że jesteśmy gościem oraz w jakiej firmie pracujemy. Identyfikator umieszczamy w widocznym miejscu, najlepiej na szyi, dzięki czemu przechodząc korytarzem lub poprzez pomieszczenia biurowe, gdy będziemy potrzebować pomocy, uzyskamy ją – pracownicy firmy widzą, że jesteśmy ‘z zewnątrz’.

Wchodząc do jednego z ‘open space’ów’ zauważamy dobrze zorganizowane miejsca pracy – biurka na których panuje porządek, atrybuty pracy poukładane według pewnego schematu, brak głośnych krzyków za to konkretne rozmowy dotyczące statusu realizowanych zadań. Pracowników aktywizuje do działania i dzielenia się pomysłami kluczowe dla zespołu miejsce – Tablica Hoshin. 

Pozorna na pierwszy rzut oka tablica zawiera informacje o celach, kluczowych zadaniach, KPI oraz rozwiązywanych problemach  – wszystko po to, aby na bieżąco śledzić status prac i mieć świadomość, w jakim stopniu mój zespół przyczynia się do realizacji strategii firmy. Jeżeli na naszej drodze napotykamy problemy, dzielimy się informacjami o nich – zapisujemy w PDCA (Plan-Do-Check-Act) zaś rozwiązania mogą przerodzić się w większe projekty, jeżeli jest taka konieczność. Innymi słowy doskonalimy.

To co jest opisane wyżej mogłoby być przykładem dobrze poukładanej organizacji, gdzie każdy zna swoją rolę i zasady działania. Aby zrealizować wyznaczone cele należy w pierwszej kolejności je zdefiniować, a następnie – konsekwentnie, dzień po dniu wykonywać zadania przybliżające nas do mety. Ale co jeśli stanie nam na przeszkodzie poważny problem, jak system, brak zasobów lub uregulowania prawne? Wtedy NIE możemy tego ignorować, lecz naświetlić to zespołowi oraz wszystkim, którzy są nam w stanie pomóc w jego rozwiązaniu. Bo w przeciwnym razie nie osiągniemy celu.

I takie konsekwentne działanie nazywamy ciągłym doskonaleniem. Rozwiązywanie problemów, robienie czegoś lepiej niż do tej pory: taniej, szybciej, z lepsza jakością. Jest możliwe tylko wtedy, jeśli konsekwentnie i z uporem zadajemy sobie wraz z zespołem pytanie – czy mogę to zrobić inaczej? Czy mogę to zrobić lepiej? 

W tym momencie zapewne zdajemy sobie sprawę z tego, że ciągłe doskonalenie jest tak naprawdę częścią naszego życia – jadąc na wakacje omijam zatłoczone drogi, złe parkingi czy miejsca nie oferujące odpoczynku a wręcz przeciwnie – natłok turystów. Zatem ciągle doskonalę w tym wypadku proces odpoczynku. Nawet jeśli tak tego nie nazwaliśmy, to doskonalimy obecny stan rzeczy, zatem mamy do czynienia z ciągłym doskonaleniem. A jeżeli już jest, to warto czasem przenieść nasze doświadczenia z życia prywatnego do sfery biznesowej – rezultaty gwarantowane.