Zarządzanie projektem 6 Sigma. Faza Define krok 4. Akceptacja karty projektu i kick-off

Za nami analiza problemu, definiowanie procesu w którym będziemy realizować projekt oraz określenie głosu klienta. Wiemy zatem co boli naszą firmę i w którym miejscu, a teraz trzeba porozmawiać o tym ze sponsorem i uzgodnić plan działania. Z zebranymi informacjami udajemy się do sponsora i przedstawiamy swoje potrzeby dotyczące działań projektowych. Wspólnie ze sponsorem ustalamy kto pomoże nam w projekcie – kto wejdzie w skład naszego zespołu projektowego, a kto będzie wspierał nas swoją wiedzą i doświadczeniem tylko od czasu do czasu, w zależności od potrzeb. Czyli rozróżniamy zespół zarządzający projektem od zasobów projektowych. Otrzymana zgoda na zaangażowanie zasobów pozwala nam przejść dalej, przedstawiamy harmonogram działań oraz planujemy ryzyka i działania na linii projekt-interesariusze. Sponsor jest osobą, która w większości przypadków jest nam w stanie pomóc w tych zadaniach. Tym samym czeka nas przygotowanie analizy ryzyk oraz analiza interesariuszy. To bardzo ważne by w nasz projekt zaangażować od samego początku osoby, które moga mieć wpływ na projekt w dalszych etapach – chcemy uniknąć sytuacji w której ze względu na brak poinformowania o pracach projektowych w fazie Improve nie dostaniemy zgody na wdrożenie naszych rozwiązań. Aby zaangażować niezbędnych interesariuszy jak również powiadomić organizację o naszych działaniach projektowych należy przeprowadzić kick-off, w trakcie którego wspólnie przejdziemy przez kartę projektu. Będzie to dobry moment aby rozwiać ewentualne wątpliwosci jak również uzyskać potwierdzenie zaangażowania poprzez akceptację karty projektu. Przykladowa karta projektu Six Sigma znajduje się poniżej i stanowi swoistą checklistę do fazy define. Dopiero gdy karta jest wypełniona w całości możemy zrobić kick-off i przejść do następnej  fazy – Measure.

 Przedstawiona tutaj karta jest najczęściej stosowaną przeze mnie w projektach usprawnieniowych. Lubię ja za prostotę i polecam innym bo zawiera podstawowe informacje niezbędne do uruchomienia projektu, jak również służy jako referencja w dalszych etapach – odwołujemy się do niej w trakcie całego projektu. Z jakich obszarów się składa? Możemy rozpocząć omawianie karty od informacji, które już mamy, a które należy w naszej karcie projektu uzupełnić. Sa to informacje kluczowe dla każdego projektu, a zaliczamy do nich: definicję problemu, który będziemy w projekcie rozwiązywać, cel/cele projektu oraz proces, którego projekt dotyczy. Cele naszego projektu, ich wartość obecna i ta, którą chcemy osiągnąć stanowią miary/charakterystyki naszego projektu i z nich zespół projektowy będzie rozliczany. Pochodzą one wprost od klienta i GB/BB musi mieć je cały czas na uwadze, projekt bowiem realizujemy przede wszystkim dla klienta. Problem, cele i zakres stanowią bazę naszych prac projektowych i wyznaczają obszar naszego działania.

Po określeniu kluczowych obszarów warto skutecznie nazwać nasz projekt. Skutecznie czyli umieścić informację w sposób budzący ciekawość pracowników naszej firmy tak, by chcieli dopytać się jaki jest jego cel i być może tym samym zaangażować się w działania projektowe, co może być dla nas bardzo pomocne. Szczególnie w organizacjach gdzie lider projektu musi sam zbudować sobie grupę projektową jest to bardzo pomocne. Numer projektu jest z kolei indywidualnym identyfikatorem projektu w organizacji i zwykle nadaje go Champion lub właściciel koszyka projektów usprawnieniowych, jeżeli w firmie mamy sprawnie działający program. Nie ma dwóch projektów o takim samym numerze. W dalszej kolejności data rozpoczęcia i zakończenia projektu (estymowane) a także informacje o liderze projektu oraz sponsorze (e-mail, numer telefonu, imię i nazwisko), tak by zawsze można było się z nimi łatwo skontaktować. Lider projektu zarządza zespołem projektowym, stąd w dalszej kolejności karta projektu zawiera informacje o zespole projektowym, który będzie zarządzał działaniami oraz o zasobach, które będą niezbędne – myślimy tutaj o zasobach materialnych, które trzeba zakupić lub wypożyczyć, jak np. oprogramowanie, whiteboard do mapowania procesu, pisaki, komputer, post-it notesy oraz niematerialnych – eksperci z naszej firmy, którzy będą wspierać nas w poszczególnych fazach. Wycena zasobów jest ważnym etapem projektu DMAIC pozwalającym na ocenę rzeczywistej stopy zwrotu z naszego projektu. Nic bowiem bardziej mylnego niż sformułowanie, że projekt przyniósł tylko oszczędności, a nie poniósł żadnych kosztów.

Gdy karta projektu jest wypełniona informacjami możemy zorganizować kick-off projektu aby przedstawić nasz projekt sponsorowi, zespołowi projektowemu oraz interesariuszom, aby zdobyć ich zaangażowanie. Może to być kluczowe w trakcie projektu – by zebrać dane w fazie measure, wdrożyć rozwiązania w fazie improve czy wykazać, że zmiany przyniosły rezultaty w fazie control. Interesariusze są potrzebni liderowi, który dzięki nim jest w stanie nie tylko przeprowadzić swoją zmianę w procesie ale przede wszystkim zaangażować organizację, by go wspierała. Dobrą praktyką jest podpisywanie karty projektu, w celu akceptacji warunków oraz uzgodnienia odpowiedzialności za konkretne rezultaty. W dzisiejszych czasach w rozproszonych zespołach może to być niewykonalne, aby spotkać się face-to-face, omówić cele projektu a następnie podpisać kartę. Zamiast tego mamy telekonferencję i akcpetację przez maila lub w workflow, tak też jest dobrze. Natomiast nie do przecenienia pozostaje wartość rzeczywistego podpisu i spotkania we wspólnym gronie, gdzie jesteśmy w stanie odpowiedzieć na każde pytanie i ustalić, że zgadzamy się na warunki współpracy. Okazuje się bowiem czasami, że dopiero przed złożeniem podpisu sponsor zapoznaje się dokładnie z zakresem prac i zaczyna być świadomy swojej roli…

Podsumowując rolę i znaczenie karty projektu w naszym projekcie DMAIC warto zwrócić uwagę na to, że:
1. nie ma projektu Six Sigma bez karty projektu (!) – no bo  w jaki sposób będziemy odnosić się do problemu, celów i zakresu projektu?
2. karta projektu jest kontraktem między liderem projektu oraz sponsorem – sponsor zgadza się dostarczyć liderowi zasobów do realizacji prac, zaś lider zobowiązuje się dostarczyć konkretnych rezultatów
3. karta projektu pełni rolę checklisty dla Green Belta/Black Belta – wskazuje co musi zostać wykonane w fazie define
4. karta projektu jest dokumentem referencyjnym, do którego wracamy w trakcie projektu aby walidować zakres projektu oraz odświeżać ustalone cele
5. last but not least – karta jest wizytówką projektu, którą wykorzystujemy aby komunikować w firmie, że realizujemy taki a taki projekt, unikając sytuacji w której ktoś zacznie realizować projekt o takim samym zakresie lub na tym samym procesie, przy podobnym problemie.

Po podpisaniu/zaakceptowaniu karty projektu przechodzimy od następnego etapu projektu Six Sigma, czyli do fazy Measure, w której to będziemy chcieli zebrać wszelkie liczby, dane i fakty i opracować statystyczny obraz procesu, w którym występuje problem. Innymi słowy będziemy chcieli zidentyfikować potencjalne zmienne (x) które wpływają na nasz problem (Y) i zebrać dane, by w fazie Analyze za pomocą analiz statystycznych dowieść powiązania (lub braku) pomiędzy nimi.

Post Scriptum.
1. Przykładowa karta projektu, która posłużyła mi do zbudowania własnej może zostać znaleziona w książce The Six Sigma Handbook, autorstwa T.Pyzdek, P.Keller
2. Dodatkowo w fazie define należy przeprowadzić planowanie: ryzyka, interesariuszy, budżetu oraz opracować harmonogram. Widzimy zatem, że jeżeli chodzi stricte o narzędzia zarządzania projektem to lider projektu six sigma powinien czerpać dobre praktyki z innych metodyk projektowych, np. PMBOK, jako że sam DMAIC takowych nie daje.